Bedrijfsgegevens privé houden, vijf tips om direct toe te passen

0

Meer dan driekwart van de werkgevers uit het MKB maakt zich zorgen over de bekwaamheid van werknemers op het gebied van privacy en security, zo blijkt uit recent onderzoek van Kingston. Het komt steeds vaker voor dat er thuis of in publieke ruimtes gewerkt wordt. Wat medewerkers op dit soort momenten vaak niet door hebben, is hoe en óf hun bedrijfsgegevens op dat moment wel beschermd zijn. De vrees voor het verlies van data is daardoor bij werkgevers over tijd flink gegroeid.

En niet ten onrechte; uit hetzelfde onderzoek blijkt namelijk ook dat 38 procent van de werknemers het gevoel heeft niet de juiste technologische ondersteuning te krijgen vanuit de werkgever. Daarnaast hebben medewerkers sterk het gevoel dat zij niet de juiste expertise in huis hebben om data te beschermen. Zowel de werkgevers als werknemers maken zich dus zorgen over hun data. Zelfs de invoering van de General Data Protection Regulation (GDPR), dé wetgeving die de privacy van gegevens moet waarborgen heeft het probleem de afgelopen twee jaar nog niet volledig kunnen verhelpen. Afgelopen jaar werden er namelijk opnieuw 27.000 datalekken gemeld. Een stijging van maar liefst 29 procent ten opzichte van 2018. Het mag dus duidelijk zijn dat er een probleem is, maar hoe pakken we dat aan?

Jouw invloed als werkgever
Het is erg belangrijk om als werkgever op de hoogte te zijn van de beveiligingsmogelijkheden voor jouw bedrijfsgegevens. Op het moment dat jij zelf weet wat je moet doen om de data privé te houden, kun je jouw werknemers de informatie bieden die zij nodig hebben. Je hebt als werkgever erg veel invloed en dit kun je gebruiken om jouw bedrijfsgegevens privé te houden. Dit kan met geavanceerde software, maar onderstaande vijf tips zijn direct voor iedereen toepasbaar:

  • Informeer medewerkers
    Door via interne trainingen herhaaldelijk te informeren over de gevolgen van een datalek, worden medewerkers gestimuleerd alert te blijven op de manier waarop zij omgaan met data. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de mogelijke gevolgen voor de relatie met de klant of de GDPR-wetgeving. De meeste organisaties hebben deze informatie met ingang van de GDPR wel gedeeld, maar de kunst zit hem in herhaling.
  • Creëer een privacybeleid
    Met een privacybeleid kun je ervoor zorgen dat jouw medewerkers zich houden aan bepaalde richtlijnen. Hiermee kun je de kans op een datalek significant verlagen. Geef hierbij het goede voorbeeld en maak data security een gewoonte. Zo hoeven medewerkers niet meer over bepaalde voorzorgsmaatregelen na te denken, maar worden ze geïntegreerd in hun manier van werken.
  • Introduceer een VPN-netwerk
    Een beveiligd netwerk zorgt voor een extra beschermlaagje over je gevoelige bedrijfsbestanden. Door het VPN-netwerk een onderdeel te maken van je privacybeleid, kunnen werknemers beveiligd buiten het kantoor inloggen op hun bedrijfslaptop.
  • Gebruik encrypted USB’s of SSD’s
    In plaats van bestanden op te slaan in de cloud kun je er ook voor kiezen om privé gegevens mee te nemen op een beveiligde en fysieke opslagruimte. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van encrypted USB-sticks is jouw bedrijfsdata altijd veilig, zelfs wanneer het apparaat zelf kwijtraakt. De encryptie voorkomt namelijk dat willekeurige gebruikers de inhoud van de USB kunnen bekijken.
  • Vermijd openbare netwerken en eigen apparaten
    Een openbaar netwerk is hét paradijs voor hackers. Op het moment dat je inlogt, ligt alle bedrijfsinformatie praktisch al op straat. Het is daarom ook noodzaak om bedrijfsgegevens niet via persoonlijke apparaten, zoals mobiele telefoons of een persoonlijke laptop, te delen of te gebruiken.

De focus op security en het beschermen van je data ligt dus bij het informeren van je werknemers. Hoe beter zij op de hoogte zijn van de gevaren, des te preventiever zij zullen handelen. Zo blijven privégegevens ook echt privé. Ontdek meer tips in het e-book ‘The challenges of mobile workforce security – and how to solve them’.